如今档案管理日趋复杂，人民群众对档案需求也日益丰富，要求档案管理要不断地创新档案工作方式，拓宽档案服务内容。
在互联网时代，移动终端得以普及，二维码以其独特的优势逐渐被人们所接受。
二维码是用某种特定的几何图形，按一定规律在平面（二维方向上）分布的黑白相间的图形记录数据符号信息。能够在横向和纵向两个方位同时以图形表达信息，因此能在很小的面积内表达大量的信息，可容纳多达1850个大写字母，或2710个数字或1108个字节，或500多个汉字。
它主要具备大容量、尺寸小、识别率高、成本低的特点，而这些特点在档案管理中可以发挥独特作用。
二维码技术对档案工作的作用和意义
提供新的信息传播方式
手机凭借其便捷性、智能性逐渐成为人们上网的首选工具，二维码也因此成为了信息传播的新途径。
目前，人们对二维码的应用接受程度已经很高，将二维码应用到档案管理工作中，不仅是档案管理工作发展的内在需求，弥补了档案管理工作的各种不足，同时也能够满足人们日益丰富的档案利用需求。
提升档案管理的效率
二维码可以针对不同类型的档案进行数字化的编码，之后再通过可视化的方式呈现出来，当需要使用时就可以通过扫描二维码获取相关档案信息，大大提升了档案工作效率。
此外，档案传输工作也可以获得极大的便利，当进行大规模档案的传输时，对网络要求较高且需要耗费过多时间。而借助二维码，可先将档案保存在线上，仅需将二维码传输给对方就能够达成信息的传递，大大提升了工作效率。
促进档案服务的开发
对于利用者来说，在档案基本完成信息化之后，档案的查阅等操作已十分便捷，但从具体的利用场景上来看，通过二维码，利用者仅仅需要通过手机进行扫描，就能够实现档案资料的查阅，而对于档案管理部门来说，提供二维码比提供APP服务或线上服务成本要低的多。
二维码在档案工作中的应用
从二维码的特点和对档案工作的作用来看，它在档案工作的不同阶段都能够发挥相应的价值。
档案信息资源整理阶段
将档案资料和档案检索结合起来。将相应的二维码标识在档案资料的封面，这种标识能够被电脑或者手机识别，除了包含档案的一些基本信息外，还可以直接显示档案所处的位置。
此外，二维码还能够将更为复杂的信息进行数字编码，如图像、指纹、影音等，且二维码的容量和呈现方式都更加多元。二维码则可以突破数字限制，提供完整的摘要和目录信息等，方便管理人员和利用者。
档案管理阶段
大大简化管理流程，提升管理效率，这主要体现在以下几个方面：
一是简化档案检索工作；
二是提供更大的存储空间和更丰富的编码方式；
三是当档案变动时，能够通过更新二维码实现再次定位，减少工作量；
四是二维码能够提供更丰富的信息，这也在一定程度上增加了档案对比的准确度；
五是二维码能够有效地减少管理成本，减少纸质资源的浪费。
身份识别的应用
一是管理端。工作人员通过扫描二维码进行身份和权限的识别或者管理系统的登录，简化了工作流程，也可以对相关工作人员的信息进行查询；
二是服务端。用户可以通过二维码身份识别登录APP或者在线网站进行档案资料的查阅，简化了输入账户密码这一操作。
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