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规章制度的重要性，对于企业来说不言而喻。《劳动合同法》也将规章制度的重要性提升到了一个非常高的维度，但实务中，仍然有很多企业不知道该如何制定合法有效的规章制度。
?案例引入
房县祥某建设工程质量检测有限公司、余某某劳动争议二审
审理法院： 湖北省十堰市中级人民法院
案 号： （2020）鄂 03 民终 1955 号 案 由： 劳动争议
裁判日期： 2020 年 11 月 30 日
【裁判要旨】祥某公司认为其公司已将余某某除名，其公司应当承担相应的举证责任。祥某公司为此向一审法院提交的证据主要有《企业经营管理暂行办法》、证明、考勤签到表、关于余某某有关问题的专题研讨会、公告及况宏、李世玖的证言等，因《企业经营管理暂行办法》上并无余某某的签字，证明上所载明的证人仅有况宏及李世玖出庭，其他人员未出庭，考勤签到表为复印件，关于余某某有关问题的专题研讨会并无余某某本人参加，余某某对上述证据均不予认可。通过况宏及李世玖在一审庭审中的陈述来看，况宏及李世玖的证言不能证明余某某存在旷工 164 天的事实，也不能证明祥某公司将余某某除名的内容进行了公告并通知余某某的事实。故，祥某公司提供的证据不足以证实其公司已将除名的事实通知了余某某，应由祥某公司承担举证不能的不利后果，双方劳动关系仍然存续。
【案件启示】企业的规章制度，从制定、公示到落地实施，每个环节紧密联系，稍有缺失，公司依据规章制度处理违规员工会存在很大的风险，那么，企业改如何制定并落地自己的规章制度呢？
?流程指引
一、规章制度讨论稿的起草。
内容上应该涉及调整工作岗位和工作地点、加班费、绩效考核、请假制度、解除劳动合同的情形等，企业可应该根据自身实际情况进行详细规定，并注意合理性，如不能以开会迟到三分钟就属于严重违反规章制度等不合理内容。
二、向员工发放规章制度的讨论稿。
讨论稿最好印发成书面材料让每位员工签收，保存签收的证据。驻外地的员工可以通过快递的方式寄送，或者发送到员工的电子邮箱并经员工回复确认。
风险提示∶
1.实体证据优先，即最好让员工签字，或者快递寄送。
2.对于电子证据（譬如邮箱、OA办公系统等），应当是员工事先已签字确认的用户名或邮箱地址等，否则一旦员工将来不认可，会增大举证负担。
三、以书面通知的形式，要求员工就规章制度讨论稿提出意见或建议，并告知召开员工大会（或职工代表大会）时间。
风险提示：如企业人数较多，需要召开职工代表大会的，应当注意职工代表产生的合法性，最好要求职工代表与员工进行充分的沟通，把员工的意见带到会上。
四、组织召开员工大会（或职工代表大会）征求、记录意见，并表决通过规章制度。
在开员工大会（或职工代表大会）时，应充分听取员工（代表）的意见和建议，吸放合理化的内容，尽量当场修改确认后表决通过，如果当场不能表决通过的，还要再次召开大会表决通过。
风险提示：
1.制作会议签到表，制作会议纪要，要求所有到会者签名。
2.根据《集体合同规定》第36条规定，经双方协商代起协商一致的集体合同草案或专项集体职工代表大会或者全体职工讨论集体合同草案或专项集体合同草案，应当有2/3 以上职工代表或者职工出席，且须经全体职工代表半数以上或者全体职工半数以上同意，集体合同草案或专项集体合同草案方获通过。
?十二种方式公示和告知规章制度
方式一：直接签收。
直接将打印好的规章制度交给员工，由员工签收。注意让员工注明签收的时间，尤其是关于管理方面内容以及条文的简要概述。如可以这样表述;乙方（员工）已经认真阅读了上述规章制度，理解上述规章制度的所有规定，尤其是关于调岗降薪、考勤制度、解除劳动合同等内容，并且愿意遵守上述规章制度。
实践证明，这种方法最笨、最麻烦，但最有效。
方式二：劳动合同中约定。
在劳动合同中明确约定员工订立劳动合同时，已经阅读并理解规章制度，尤其是关于调岗降薪、考勤制度、解除劳动合同等重点内容，且愿意遵守制度，同时已签收规章制度附件。
方式三：组织培训学习
通过企业的部门、办事处、班组、车间或全体员工大会的培训保留好学习及培训记录。内容包括培训时间、地点、参会人员并签到。
方式四：组织内部考试。
通过组织企业规章制度考试，可以是开卷的、也可以是闭卷的，保留好试卷。
方式五：在入职登记时书面告知员工
在入职登记表中明确培训规章制度的内容，并由员工本人签字确认。
方式六：内部传阅。
将规章制度以书面形式在员工中传阅学习，并由员工签名确认已经学习。
方式七：召开会议宣传。
通过召开会议，将规章制度作为会议的一项议程，做好会议纪要和与会人员的签到表。
方式八：通过电子邮件、微信、QQ 等电子途径告知。
这个方式要求员工在阅读后要及时回复，同时要注意邮箱地址、微信号、QQ号等必须事先已经得到员工的书面确认。
方式九：通过内部办公系统告知。
要求员工阅读后及时回复，同时应注意系统用户名事先已经得到员工的书面确认。
方式十：通过网站或者宣传栏、公告栏等公示。
将规章制度发布在网站或者宣传栏、公告栏，这种方式的优点是快捷、节本容易操作，实务中，很多企业采取的是这种方式，但是其缺点非常明显，就是难以固定证据，无法证明员工是否看过，一旦进入诉讼程序，增加了举证责任和举证成本。采取这种方式，最好事后能得到员工的书面确认。
方式十一：视频会议
这种方式主要是针对员工流动性较大，或者生病或者长期驻外或者如疫情等情形，通过视频会议的方式公示学习规章制度，并保存学习视频。
方式十二：快递寄送法
按照确认好的送达地址寄送给员工，留存底单或者员工签收的回执，建议通过 EMS 快递并到邮政局出具盖章凭证。
?实务建议
1.确保证据的有效性。即：员工签名的证据的有效性最强，电子证据对于企业的举证要求比较高。
2.签字时要确保员工本人当面签收并且使用企业准备好的签字笔。实践中，集中签字的时候，会出现有员工找他人签名，或用左手签名，或用特殊的笔签名（一定时间后字迹会消失），造成该证据的无效。
3.与员工签署送达方式确认书。防止发生纠纷，无法送达相关资料（如员工手册、解除劳动合同通知书、限期返岗通知书等）；当然，这个内容也可以在劳动合同中以送达条款形式约定。
4.参考文书模版：
送达方式确认书
员工确认其送达地址为∶__________________________________
受送达人为∶____________，确认其他有效的方式为（包括办公系统用户名、微信名、QQ、电子邮箱等）∶ __________________________
备注∶
1.以上送达方式适用范围包括但不限于各类通知书、告知书、规章制度、工作联系单诉讼或（劳动人事争议）仲裁文书，送达主体可以是合同各方、人民法院、仲裁委员会（包括劳动人事争议、商事）及各行政或其他机关。送达主体按照上述送达方式进行送达，视为有效送达;采用邮寄送达的，以文书退回之日视为送的，送达人当场在送达回证上记明情况之日视为送达之日;电子送达的，到送达之日视为送达之日。
2.上述送达方式、受送达人等发生变更的，变更一方应履行通知义务，因一方当事人送达方式变更后未及时书面告知，导致未能被对方实际接收的，邮寄送达的，以文书退回之日视为送达之日;直接送达的，送达人当场在送达回证上记明情况之日视为送达之日;电子送达的，退回之日视为送达之日。履行送达地址变更通知义务的，以变更后送达地址为有效送达地址。
（本文作者：湖北汉江源律师事务所专职律师 成果）
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