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oa方案(OA系统解决方案)

生活妙招  2022-05-18 13:270

一、OA系统解决方案介绍

OA系统,即办公自动化系统(Office Assistant简称OA),它是一个集成了企业信息发布、公文与信息管理、公文处理、知识管理、内部通讯、协同办公等办公与管理应用功能一体的协同 办公系统。OA系统解决方案则是一个动态的概念与过程,即实施OA系统的方法与流程,随着计算机技术、网络技术和信息通信技术的发展,OA系统解决方案也在不断完善。

OA系统解决方案的实施,不仅帮助企业企 业搭建起了一个信息资源管理平台、决策支持平台、及时信息交互平台、信息共享平台,同时也为企业建立起了一个协同办公平台,可以实现多人、多部门在同一时 间、同一事件项目上的同时协同协作与配合,全面提升企业的协同办公能力,提升企业团队的协作配合水平,从而提升企业整体的战斗力,提高工作效率,为企业实 现更大的经济效益。

现在,OA系统已经成为企业管理的第三大管理软件,也是企业信息化建设过程中的第一步,是企业发展必备的应用软件。OA系统解决方案不断地完善,可以帮助企业搭建一个界面友好、管理结构严谨的的自动化协同办公平台,更能够帮助企业实现企业办公与管理模式、管理 流程的自动化、规范化、体制化,,让企业管理者真正体会到使用OA系统的优势,全面提升企业的办公水平与管理水平。

二、OA系统解决方案的需求分析

企业办公与管理现状:

随着企业经济的发展,规模不断扩大,企业内部结构越来越复杂,业务流程越来越繁琐,导致日常管理工作越来愈繁杂,传统的人工管理的效率已经赶不上信息更 新的频率,同时由于管理体制缺乏规范性,导致传统管理模式和方法,效率越来越不能满足企业的需要,这主要体现为:业务流程、管理流程不规范,体系制度不健 全,导致管理的混乱;信息分散,手工统计、分析效率低,信息处理、汇报不及时,不能够为上层管理与决策提供有效的信息支撑;各部门的信息分散、共享性差, 管理人员无法及时掌握部门或者企业经营状况,无法实现有效的团队协作,协同能力差等等,都成为企业办公与管理中的弊病,影响企业的整体经营效益。

OA系统解决方案的需求:

面对上述问题,实施OA系统解决方案能够为企业搭建一个信息共享平台,加速信息的传递、流转,实现信息的共享与交互,通过实施OA系统实现对企业管理结 构的规范、业务管理流程的优化与简化,提升办公与管理的效率,降低成本,实现企业办公管理的无纸化。具体说,企业对于OA系统解决方案的需求可以从以下几 方面来分析:

1、高效的企业内外信息资源整合管理的需求

知识经济时代,企业内外部信息资源量越来越大,结构内容也越来越复杂,企业迫切需要一个实现高效的内外资源整合的信息平台,提升对信息资源的管理。而OA系统正是一个能够对企业生产、市场需求、客户、销售、财务等内外部信息进 行实施统计、管理的信息系统,可以有效消除企业信息孤岛现象。

2、灵活的业务流程优化整合的需求

信息科技的发展企业客户对于端对 端的服务需求越来越普遍,员工的工作环境也越来越复杂,业务流程也越来越复杂、并缺乏统一的规范,所以需要一个灵活的业务流程优化整合平台,实现对日常办 公、管理、业务的整合,减少不必要的环节,提升企业对客户需求的响应速度,实现管理流程的优化整合。

3、高效的协同管理工作平台的需求

企业对于高效的协同办公平台的需求,即是要求通过OA系统解决方案的实施,帮助企业实现对于企业经营管理中业务、生产、管理活动的随时的组织、部门之间地高效、有序可控、全程共享的沟通和事务处理,实现高效的协同办公。

4、有效的知识资产和企业文化管理需求

知识资产、企业文化成为无形资产中的重要部分,也是企业实力的重要体现。OA系统能够对企业内外的知识资产进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新,组织构建企业文化环境,提高员工的素质和技能、执行力和企业认同感。

市场上对OA系统解决方案的各种需求,体现了社会信息化的需求,同时也促进了OA系统不断完善与升级。

三、OA系统解决方案具体实施

(一)OA系统解决方案具体可解决以下问题

1、系统同化,各业务间无缝连接。

2、系统智能化。

3、对企业管理现状分析透彻

(二)OA系统解决方案可实现的管理功能

1、及时内部通讯

电子邮件:使用电子邮件可与组织内部人员进行通信,可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。

在线短信:可以即时感知用户是否在线,可使用在线短信功能进行实时交流和留言。

2、信息发布

电子公告:可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。

电子论坛:为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间,根据需要可以发起并创建某方面的议题,其他人可在此进行自由的谈论和发言,包括进行咨询、解答和收集意见等。

电子刊物:实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊,并在网上发布,所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。

3、日常办公应用

网上审批:网上办理单位内部的各项审批,如:工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。

公文处理:实现收文处理和发文处理的电子化,提高公文处理的效率。收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。

工作监控:领导可对各项工作的进展情况进行实时监控,了解每个人员每项工作的办理情况,并可进行催办。

4、文件管理

文件管理:文件是信息和知识的载体,文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制;并提供快捷的检索工具。

文件库设置:可根据单位的实际业务需要设置文件库的数目,在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置,实现了文件的层次化管理。

访问权限:提供针对文件库、文件夹和文件的多重访问权限控制,确保文件访问与操作的安全。

5、会议管理

提供对会议的全过程进行管理,由会议计划和会议纪要两部分组成,会议计划包括:计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括:纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。

6、机构管理

组织机构:对组织机构与人员进行设置,包括部门设置、岗位设置和人员设置,以及各部门、各岗位职能的描述等。

权限划分:对所有人员根据部门职能、岗位职责和工作需要进行权限赋予,确定符合其职务要求的使用权限。

7、OA系统的辅助办公功能

物品管理:OA系统解决方案实现辅助办公功能,可公示企业登记办公用品信息、维护物品库存、查询可领用信息、领用申请和审批所需办公物品、检查物品发放与报损情况等功能。

车辆管理:OA系统解决方案实现提供车辆资料登记、网上实时查询车辆用车申请、审批等用车状态等功能。

资源管理:OA系统解决方案实现分类与登记单位内各类共享资源、查询资源使用状态、预约申请、审批、调度各项资源、网上管理资源等功能,并以此提高资源利用率。

图书管理:OA系统解决方案实现提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能

领导活动安排:OA系统解决方案实现提供领导活动计划的拟定与审批、日程安排的查询等功能

名片管理:OA系统解决方案实现提供名片信息的登记、管理与共享等功能,可自由设置私有名片和共享名片。

时刻表:OA系统解决方案提供各类时刻表信息(航班时刻表、列车时刻表及其它类型时刻表)发布与查询等功能。

信息采编:OA系统解决方案提供信息收集与整理、信息刊物编辑、发布与查阅功能。

四、OA系统解决方案实施效果

OA系统解决方案可以帮助企业实现异地办公、异地掌握组织内部工作进度和状况,及时处理工作内容。OA系统解决方案的实施,实现了知识管理、制度化管 理,使得优秀的员工的思想、经验和技术积累,转变成组织中共享资源,同时也避免了因人员流动导致工作脱节。具体来说,OA系统的功能可实现:

自动化办公:这点对于工作地点较为分散的单位尤为明显,通过自动化办公可实现各个部门、各个级别横向、纵向工作流程自动化管理,提高工作效率。

高效工作检查:OA系统记录工作全程,掌握各部门工作办理状态,可实现工作监控,及时发现问题、解决问题。

明确工作职责:OA系统解决方案通过设置员工职责,权限,使得各个人员责任明确,落实到人,实现高效办公。

OA系统解决方案的实施方便领导有效和各级工作人员沟通:OA系统设置多种途径、多种方式操作方法,使得管理者可有效同各级人员保持快速沟通。

在此,小编以简搭(jabdp)低代码开发平台为例,让我们一起来了解一下如何实现OA系统的快速开发。简搭(jabdp)平台是一个免费且全功能开源的低代码平台,支持国产操作系统和数据库,只需要会简单的javascript和sql,便可实现复杂的业务功能。

用简搭(jabdp)低代码平台搭建OA系统的优势

1、“可塑性”强

低代码平台自身具备极强的“可塑性”,支持在后续的运用过程中继续做出很多计算和改进。此外,还支持用户随时随地进行自主扩展或者修改,并且支持对接第三方系统,便于企业对业务进行管理,对相关数据进行交互等,从而提高工作效率。

2、优化企业业务流程

简搭提供自定义平台,将业务功能模块化、接口标准化(SOA架构设计),便于用户可以灵活的按自己需求,编排组合自己的业务流程,从而达到优化现有流程。

3、降低企业的管理和数字化实施成本

ERP系统通过细节精细化管理,为企业树立成本优势;通过实时精细监控物料等措施,将生产损耗控制到最低最合理的状态,实现资源利用率最大化。

4、私有云部署,安全稳定

简搭(jabdp)主打私有云部署模式,可以让企业将此项目管理系统安放在企业内部网络段,阻隔外部网络各种不安全原因,保证项目数据的私密性。并且可以自定义系统更新时间及更新版本,减少因系统更新所带来的各种不稳定因素。

5、简单功能零代码配置,复杂功能低代码开发

好了,今天的文章分享到这就结束了,要是喜欢的朋友,请点个关注哦!--我是简搭(jabdp低代码平台,支持国产操作系统和数据库),致力于推广低代码平台,感谢大家关注。

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